NEWSTROLL Hilfe & FAQ

# Administration und Verwaltung

# Inhaltsverzeichnis

# Kann ich E-Mail Adressen und andere Daten importieren?

Zum Start mit NEWSTROLL oder beim Wechsel eines anderen Anbieters zu uns kann es notwendig sein, Bestandskunden zu importieren. Wir bieten hierfür einen komfortablen Import-Assistenten. E-Mail Adressen samt Personalisierungen können sehr einfach importiert werden. Folgende Formate werden aktuell unterstützt:

  • Text
  • CSV (komma-separierte Liste)
  • Excel

Auch ein Import über unsere API ist möglich. Wenn Sie beispielsweise einen e-Commerce Shop wie Shopware (opens new window) nutzen übernimmt das Plugin den erstmaligen Abgleich automatisch.

Hinweis

Bitte legen Sie die gewünschten Personalisierungen vor dem Import an. Beim Import können Sie dann die jeweilige Personalisierung zur Spalte in der Importdatei zuordnen.

# Beispiel für einen Import

So könnte Ihre Vorschau / der Import aussehen, wenn Sie die Personalisierungen Vorname, Nachname, Geschlecht und Alter angelegt haben.

E-Mail Vorname Nachname Geschlecht Alter
erika.mustermann@domain.tld Erika Mustermann w 43
manfred.meier@domain.tld Manfred Meier m 52

Die entsprechende CSV-Datei muss folgenden Inhalt haben:

erika.mustermann@domain.tld;Erika;Mustermann;w;43
manfred.meier@domain.tld;Manfred;Meister;m;52

Beim Import wählen Sie nun als Spalte 2 Vorname, Spalte 3 Nachname, Spalte 4 Geschlecht und Spalte 5 Alter. Wenn Sie eine Personalisierung nicht importieren möchten, lassen Sie diese aus. Sollten Adressen vor dem Importieren in Ihrem System vorhanden sein werden die Personalisierungen gegebenenfalls überschrieben.

# Erstellen Sie auch Newsletter für mich?

Grundsätzlich bieten wir ausschließlich die technische Plattform (Software) für E-Mail Marketing. Wenn Sie bei der Erstellung einer Vorlage Unterstützung benötigen sprechen Sie uns gerne an. Wir unterbreiten Ihnen ein attraktives Angebot. Sollten Sie Hilfe einer Agentur oder eines Pressebüros benötigen, so nehmen Sie Kontakt zu einem unserer Partner (opens new window) auf. Unsere Partner helfen Ihnen gerne bei der Erstellung passender E-Mail Marketing Strategien und betreuen Ihren Newsletter auch langfristig.

# Der Leser hat eine neue E-Mail Adresse. Wie kann ich die E-Mail ändern?

Entweder tragen Sie die E-Mail Adresse neu ein (zum Beispiel über ihr Anmeldeformular oder Sie ändern die E-Mail Adresse im Verwaltungsbereich (Verteiler). Suchen Sie dazu den Leser über die Suchfunktion.

Nach Auswahl der gefundenen E-Mail Adresse gelangen Sie zur Detailseite des Lesers. Dort können Sie die E-Mail Adresse ebenso ändern.

Bitte beachten Sie, dass der Leser bei der Anmeldung über ihr Formular als auch bei Änderung der E-Mail Adresse auf der Detailseite den Double-Opt-In Prozess durchläuft. Somit ist die Einwilligung bzw. Änderung gemäß DSGVO korrekt protokolliert.

# Wie kann ich einen Empfänger abmelden bzw. löschen?

Einen Empfänger löschen Sie am schnellsten über die Detailseite zum Empfänger. Sie erreichen die Detailseite am einfachsten über die Suchfunktionen ganz oben:

Tippen Sie die E-Mail Adresse ein und Ihnen werden automatisch passende Einträge aus Ihren Verteilern angezeigt. Wählen Sie nun den gewünschten Eintrag aus. Sie gelangen nun auf die Detailseite zur E-Mail.

Der Screenshot zeigt eine beispielhafte Detailseite bei der ein Empfänger in einem Verteiler als bestätigt angemeldet ist. Klicken Sie nun auf das rote Löschen-Symbol um den Empfänger aus diesem Verteiler auszutragen. Sofern der Empfänger keinem weiteren Verteiler zugeordnet ist wird die E-Mail und zugehörige Personalisierungen ebenso gelöscht.

# Warum gibt es verschiedene Benutzer-Berechtigungen?

Die Berechtigungen pro Benutzer erlauben es ihnen Zugriff auf einzelne Inhalte im Verwaltungsbereich einzuschränken. Sie können folgende Berechtigungen vergeben.

Rolle Berechtigung
Gast Reports
Autor Vorlagen und Entwürfe erstellen, Reports
erweiterter Autor Vorlagen und Entwürfe erstellen, Versand von Newslettern, Reports
Redakteur Vorlagen und Entwürfe erstellen, Versand von Newslettern, Verteiler / E-Mail Adressen Verwaltung, Reports
Administrator unbeschränkter Zugriff
API Zugriff auf NEWSTROLL API

Wenn Sie einen weiteren Zugang angelegt haben wird der Benutzer unter der angegebenen E-Mail benachrichtigt. Nach Bestätigung des Zugangs und Festlegung eines Passworts kann das System genutzt werden.

# Wie funktioniert das Bounce-Management / die Pflege der E-Mail Adressen?

Ungültige E-Mail-Adressen haben einen negativen Einfluss auf die Akzeptanz / Reputation eines Newsletters. Unabhängig von einem Whitelistening wird ein Newsletter schneller als SPAM eingestuft, wenn viele ungültige (nicht mehr vorhandene) E-Mail-Adressen enthält. Darum haben wir ein intellegentes Bounce-Management in unserer Software implementiert.

Eine Bounce Message (engl.: abprallen, zurückwerfen), auch Delivery Status Notification (DSN) message, Non Delivery Notifications (NDN) oder kurz Bounce genannt, ist eine Fehlermeldung, die von einem Mailserver automatisch erzeugt wird, wenn eine E-Mail nicht zustellbar ist.

Diese Fehlermeldung wird per E-Mail an den Absender (Envelope Sender) der unzustellbaren E-Mail gesendet und wird von unserem System automatisiert ausgwertet. Man unterscheidet zwischen Hardbounces, die durch permanente Fehler entstehen, zum Beispiel wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht existiert und Softbounces, die bei temporären Problemen erzeugt werden, zum Beispiel wenn die Quota des Postfachs des Empfängers ausgeschöpft ist oder die Festplatte voll.

Unser Bounce Management System erstellt Ihnen eine Liste aller Leser, deren E-Mail Adresse ungültig ist oder denen ein Newsletter aus verschiedenen Gründen nicht zugestellt werden konnte.

Die Empfänger werden bei überschreiten der folgenden Grenzwerte nicht mehr beim Versand berücksichtigt:

Grund für Bounce fehlerhafte Zustellversuche
Mailbox voll 5
unbekannter Nutzer 1
unbekannte Domain 2
unbekannt 5

Weitere Informationen zu den einzelnen Bounce Status Codes enthält RFC3463 (opens new window).

Achtung

Die ungültigen Adressen werden von uns automatisch nach 180 Tagen gelöscht sofern Sie keine Bereinigung vornehmen.

# Wie kann ich eine ungültige bzw. unzustellbare E-Mail Adresse von der Blacklist entfernen?

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Sie eine E-Mail Adresse mit der Fehlermeldung "unzustellbare E-Mail Adresse" nicht importieren können. Bei ungültigen beziehungweise unzustellbaren E-Mail Adressen waren in der Vergangenheit bereits Zustellversuche fehlgeschlagen weshalb ein Import dieser E-Mails nicht möglich ist.

Wenn die E-Mail Adresse nachweislich korrekt ist können Sie den Empfänger wieder in den Verteiler aufnehmen. Dazu tragen Sie die E-Mail Adresse bitte über das Anmeldefenster auf Ihrer Webseite ein oder nutzen Sie die Möglichkeit im Dashboard die E-Mail Adresse per Double-Opt-In anzumelden.

# Was ist eine Blacklist? Wie trage ich eine E-Mail dort ein?

In bestimmten Fällen ist es erforderlich E-Mail Adressen auf die Blacklist zu setzen. So können Sie zum Beispiel sicherstellen, dass Sie die E-Mail nicht unerwartet neu importieren und erneut anschreiben. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit E-Mail Adresse, eine ganze Domain oder Kombinationen dessen zu sperren.

Blacklist

Folgende Beispiele zeigen Ihnen welche Auswahl zu treffen ist:

Blacklist von Eingabe E-Mail Typ
test@* test User
*@domain.de domain.de Domain
test@domain.de test@domain.de E-Mail

Der Blacklisteintrag gilt jeweils für alle Ihre Verteiler.

Hinweis

Konfigurieren Sie Ihre Verteiler mit aktivierter Option Blacklist bei Abmeldung. So werden Leser bei Abmeldung vom Newsletter direkt in der Blacklist aufgenommen und können nicht aus Versehen erneut importiert werden.

# Welche Daten werden beim Löschen einer Kampagne aus dem System entfernt?

Bevor Sie eine Kampagne löschen, ist es wichtig zu wissen, welche Daten im Detail davon betroffen sind. Jeder Newsletter samt seiner Daten ist einer Kampagne zugeordnet. Daher werden alle archivierten Newsletter samt Statistiken in dieser Kampagne mit gelöscht:

  • alle Newsletter (ggfls. mit Anhängen)
  • Statistiken und Reports vom Versand
  • Statistik der Abmeldungen
  • Statistik der Link Tracker
  • Statistik zur Öffnungsrate

Welche Daten werden nicht gelöscht? Leserdaten (zum Beispiel E-Mail Adressen oder Personalisierungen) werden keinesfalls gelöscht.

# Was ist ein Verteiler und wie lege ich diesen an?

Ein Verteiler wird genutzt, um die verschiedenen Interessengruppen für den Empfang von Newslettern zu unterscheiden. Dies können beispielhaft sein:

  • Kundengruppen (Händler, Kunden, Mitarbeiter)
  • Versandhäufigkeit der Newsletter (täglich, wöchentlich, monatlich)
  • Interessensgebiet (Finanzen, Gesundheit, Sport)
  • Kunden in verschiedenen Ländern / Sprachen
  • interne Zwecke (Administratoren, Testverteiler)

Versendete Newsletter oder transaktionale E-Mail können an einen oder mehrere Verteiler versandt werden. Eine Mehrfachzustellung eines Newsletters wird im Falle eines gemeinsamen Versandauftrages ausgeschlossen. Das bedeutet, dass ein Leser in mehreren Verteilern enthalten sein kann sie aber trotzdem den Newsletter nur ein einziges mal erhält wenn beim Versandauftrag alle Verteiler ausgewählt wurden.

Nutzen Sie den automatisch angelegten internen Testverteiler und versenden Sie einen Newsletter vorab an diesen Verteiler. So können Sie prüfen, ob der endgültige Entwurf tatsächlich dem entspricht, was der Empfänger erhalten soll.

# Wie lege ich einen Verteiler an?

Gehen Sie in Ihren persönlichen Verwaltungsbereich unter Verteiler (opens new window) und wählen Sie oben rechts Verteiler anlegen. Nun wählen Sie eine Bezeichnung für den Verteiler und setzen die gewünschten Optionen.

Verteiler

Wichtig

Beim Anlegen und Bearbeiten des Verteilers können Sie Autoresponder und Follow-Ups zuordnen. Damit legen Sie fest welche transaktionen E-Mails (z.B. Double-Opt-In, Abmeldebestätigung etc.) mit diesem Verteiler verbunden sind. Wählen Sie einen bereits bestehenden Autoresponder oder legen Sie einen neuen an und verknüpfen ihn dann.

# Wie kann ich meine Stammdaten und Rechnungsanschrift ändern?

Sie finden die Stammdaten im Verwaltungsbereich unter Systemdaten - Mein Konto (opens new window). Die Stammdatenverwaltung ermöglicht Ihnen wichtige Kontaktdaten und Ihre Rechnungsanschrift an zentraler Stelle zu pflegen. Sie können dort ebenso die Zahlungsperiode ändern als auch die E-Mail Rechnungsadresse.

# Warum muss ich eine administrative E-Mail Adresse angeben?

In der Systemverwaltung müssen verschiedene E-Mail Adressen angegeben werden. Nachfolgend finden Sie eine kurze Info, welche E-Mail Adresse für welche Fälle genutzt wird.

  • E-Mail des Absenders

    Diese Adresse wird als Absender für Ihre transaktionalen E-Mails und Newsletter verwendet. Bitte beachten Sie, dass pro Kamapagne auch abweichend hiervon eine andere E-Mail eingetragen werden kann. Die Domain darf sich dabei nicht von der Domain in den Stammdaten unterscheiden.

  • administrative E-Mail Adresse

    Diese E-Mail nutzen wir für systemseitige Informationen wie Benachrichtigungen, Reports oder System-Statusinformationen (z.B. Import-Report).

  • E-Mail Adresse (Rechnungsempfänger)

    Empfänger für Rechnungen, Zahlungshinweise oder vertragliche Themen (AGB, Preise etc.).

  • E-Mail Adresse (Benutzer-Login)

    Die E-Mail des registrierten Benutzers für den Loginprozess oder Passwort-Rücksetzung.

# Wie kann ich meine E-Mail Adresse exportieren oder ein Backup vornehmen?

Wenn Sie ein Backup Ihrer gespeicherten E-Mail Adressen inklusive Personalisierungen vornehmen möchten wählen Sie bitte in der Übersicht der Verteiler das (blaue) Backup-Icon und dort das gewünschte Export-Format.

Backup / Export

Sie haben die Auswahl zwischen den folgenden Formaten:

  • CSV
  • Excel
  • HTML

Bitte beachten Sie, dass bei einem Export alle E-Mail-Adressen in einer einzigen Datei zusammengefasst werden. Ist ein Empfänger also mehreren Verteilern zugeordnet, erscheint dieser im Backup nur ein einziges Mal. Möchten Sie also den Verteiler jeweils eigenständig sichern, nehmen Sie bitte einen eigenen Export pro Verteiler vor. Die erstellte Datei wird Ihnen per E-Mail zugestellt.

# Wie ändere ich die Reihenfolge von Personalisierungen?

Die Reihenfolge der Personalisierungen (opens new window) spiegelt sich u.a. in den folgenden Bereichen wieder:

  • Detailanzeige beim Empfänger
  • Backup beziehungsweise Export Ihrer Daten
  • Import von Empfängern und Daten (Reihenfolge der Spalten beim Import)

Wenn Sie die Personalisierung bereits angelegt haben können Sie die Reihenfolge bequem über das linke Symbol (erste Spalte) ändern. Markieren Sie in der gewünschten Zeile das Icon und schieben Sie es an die neue Position.

Reihenfolge der Personalisierung ändern