Administration und Verwaltung

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Kann ich E-Mail Adressen und andere Daten importieren?

Zum Start mit NEWSTROLL oder beim Wechsel eines anderen Anbieters zu uns kann es notwendig sein, Bestandskunden zu importieren. Wir bieten hierfür einen komfortablen Import-Assistenten. E-Mail Adressen samt Personalisierungen können unter Verteiler → Import (öffnet in neuem Tab) sehr einfach importiert werden. Folgende Formate werden aktuell unterstützt (maximal 5 MB pro Datei):

• Text (TXT)
• CSV (komma- bzw. semikolon-separierte Liste)
• Excel (XLS und XLSX)

Beim Import wählen Sie das Importverfahren:

• Opt-In: Die Empfänger werden direkt als bestätigt übernommen und nicht kontaktiert. Bitte nutzen Sie diese Option nur, wenn Ihnen eine Einwilligung der Empfänger vorliegt.
• Double Opt-In: Die Empfänger erhalten eine E-Mail und müssen ihr Abonnement bestätigen.

Vor dem eigentlichen Import sehen Sie über „Vorschau anzeigen“ die ersten Zeilen Ihrer Datei sowie fehlerhafte Zeilen. Nach dem Import erhalten Sie einen Import-Report per E-Mail.

Auch ein Import über unsere API ist möglich. Wenn Sie beispielsweise einen e-Commerce Shop wie Shopware (öffnet in neuem Tab) nutzen übernimmt das Plugin den erstmaligen Abgleich automatisch.

Beispiel für einen Import

So könnte Ihre Vorschau / der Import aussehen, wenn Sie die Personalisierungen Vorname, Nachname, Geschlecht und Alter angelegt haben.

Die entsprechende CSV-Datei mit Spaltenüberschriften in der ersten Zeile hat folgenden Inhalt:

E-Mail;Vorname;Nachname;Geschlecht;Alter
erika.mustermann@domain.tld;Erika;Mustermann;w;43
manfred.meier@domain.tld;Manfred;Meier;m;52

Die Spalten werden dann automatisch den Personalisierungen zugeordnet. Bei einer Datei ohne Spaltenüberschriften wählen Sie „manuelle Zuordnung“ und ordnen Spalte 2 Vorname, Spalte 3 Nachname, Spalte 4 Geschlecht und Spalte 5 Alter zu. Wenn Sie eine Personalisierung nicht importieren möchten, lassen Sie diese aus. Sollten Adressen vor dem Importieren in Ihrem System vorhanden sein werden die Personalisierungen gegebenenfalls überschrieben.

Erstellen Sie auch Newsletter für mich?

Grundsätzlich bieten wir ausschließlich die technische Plattform (Software) für E-Mail Marketing. Wenn Sie bei der Erstellung einer Vorlage Unterstützung benötigen sprechen Sie uns gerne an. Wir unterbreiten Ihnen ein attraktives Angebot. Sollten Sie Hilfe einer Agentur oder eines Pressebüros benötigen, so nehmen Sie Kontakt zu einem unserer Partner (öffnet in neuem Tab) auf. Unsere Partner helfen Ihnen gerne bei der Erstellung passender E-Mail Marketing Strategien und betreuen Ihren Newsletter auch langfristig.

Der Leser hat eine neue E-Mail Adresse. Wie kann ich die E-Mail ändern?

Entweder tragen Sie die E-Mail Adresse neu ein (zum Beispiel über Ihr Anmeldeformular) oder Sie ändern die E-Mail Adresse im Verwaltungsbereich. Suchen Sie dazu den Leser über die Suchfunktion „Nach etwas suchen...“ oben im Verwaltungsbereich.

Nach Auswahl der gefundenen E-Mail Adresse gelangen Sie zum Empfänger-Profil. Dort wählen Sie „Aktion wählen“ → „E-Mail Adresse ändern“.

Bitte beachten Sie, dass der Leser bei der Anmeldung über Ihr Formular den Double-Opt-In Prozess durchläuft. Bei der Änderung im Empfänger-Profil wählen Sie zwischen „Speichern mit Double-Opt-In“ (empfohlen) und „Speichern“. Mit Double-Opt-In muss der Leser die neue Adresse bestätigen. Somit ist die Einwilligung bzw. Änderung gemäß DSGVO korrekt protokolliert.

Wie kann ich einen Empfänger abmelden bzw. löschen?

Einen Empfänger löschen Sie am schnellsten über die Detailseite zum Empfänger. Sie erreichen die Detailseite am einfachsten über die Suchfunktionen ganz oben:

Tippen Sie die E-Mail Adresse ein und Ihnen werden automatisch passende Einträge aus Ihren Verteilern angezeigt. Wählen Sie nun den gewünschten Eintrag aus. Sie gelangen nun zum Empfänger-Profil.

Der Screenshot zeigt ein beispielhaftes Empfänger-Profil, bei dem ein Empfänger in einem Verteiler als bestätigt angemeldet ist. In der Tabelle „Abonnements“ stehen Ihnen pro Verteiler zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Abonnement beenden: meldet den Empfänger von diesem Verteiler ab.
• Abonnement löschen: entfernt den Empfänger aus diesem Verteiler. Sofern der Empfänger keinem weiteren Verteiler zugeordnet ist, werden die E-Mail und zugehörige Personalisierungen ebenso gelöscht.

Möchten Sie den Empfänger aus allen Verteilern auf einmal löschen, wählen Sie „Aktion wählen“ → „Empfänger & alle Abos löschen“.

Warum gibt es verschiedene Benutzer-Berechtigungen?

Die Berechtigungen pro Benutzer erlauben es ihnen Zugriff auf einzelne Inhalte im Verwaltungsbereich einzuschränken. Sie können folgende Berechtigungen vergeben.

Eine ausführliche Übersicht finden Sie in der Anleitung Rollen und Berechtigungen.

Wenn Sie einen weiteren Zugang angelegt haben wird der Benutzer unter der angegebenen E-Mail benachrichtigt. Nach Bestätigung des Zugangs und Festlegung eines Passworts kann das System genutzt werden.

Wie funktioniert das Bounce-Management / die Pflege der E-Mail Adressen?

Ungültige E-Mail-Adressen haben einen negativen Einfluss auf die Akzeptanz / Reputation eines Newsletters. Unabhängig von einem Whitelistening wird ein Newsletter schneller als SPAM eingestuft, wenn viele ungültige (nicht mehr vorhandene) E-Mail-Adressen enthält. Darum haben wir ein intellegentes Bounce-Management in unserer Software implementiert.

Eine Bounce Message (engl.: abprallen, zurückwerfen), auch Delivery Status Notification (DSN) message, Non Delivery Notifications (NDN) oder kurz Bounce genannt, ist eine Fehlermeldung, die von einem Mailserver automatisch erzeugt wird, wenn eine E-Mail nicht zustellbar ist.

Diese Fehlermeldung wird per E-Mail an den Absender (Envelope Sender) der unzustellbaren E-Mail gesendet und wird von unserem System automatisiert ausgwertet. Man unterscheidet zwischen Hardbounces, die durch permanente Fehler entstehen, zum Beispiel wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht existiert und Softbounces, die bei temporären Problemen erzeugt werden, zum Beispiel wenn die Quota des Postfachs des Empfängers ausgeschöpft ist oder die Festplatte voll.

Unser Bounce Management System erstellt Ihnen eine Liste aller Leser, deren E-Mail Adresse ungültig ist oder denen ein Newsletter aus verschiedenen Gründen nicht zugestellt werden konnte.

Die Empfänger werden bei überschreiten der folgenden Grenzwerte nicht mehr beim Versand berücksichtigt:

Bei Softbounces (Mailbox voll, unbekannte Domain, Nachricht zu groß, unbekannt) zählen nur aufeinanderfolgende Fehlzustellungen. Eine erfolgreiche Zustellung setzt den Zähler wieder zurück. Ist die Domain des Empfängers nicht auflösbar, wird die Adresse sofort gesperrt. Hardbounces (unbekannter Nutzer, Postfach deaktiviert) und SPAM-Beschwerden werden zusätzlich in Ihre Blacklist eingetragen.

Die betroffenen Empfänger finden Sie unter Verteiler → Verwaltung in der Liste der Abonnenten eines Verteilers mit dem Filter „Bounces“. Über das Menü ⋯ des Verteilers können Sie mit „alle Bounces bereinigen“ alle unzustellbaren Adressen auf einmal entfernen.

Weitere Informationen zu den einzelnen Bounce Status Codes enthält RFC3463 (öffnet in neuem Tab).

Wie kann ich eine ungültige bzw. unzustellbare E-Mail Adresse von der Blacklist entfernen?

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Sie eine E-Mail Adresse mit der Fehlermeldung "unzustellbare E-Mail Adresse" nicht importieren können. Bei ungültigen beziehungweise unzustellbaren E-Mail Adressen waren in der Vergangenheit bereits Zustellversuche fehlgeschlagen weshalb ein Import dieser E-Mails nicht möglich ist.

Wenn die E-Mail Adresse nachweislich korrekt ist können Sie den Empfänger wieder in den Verteiler aufnehmen. Dazu tragen Sie die E-Mail Adresse bitte über das Anmeldefenster auf Ihrer Webseite ein oder nutzen Sie im Dashboard unter „E-Mail hinzufügen“ die Schaltfläche „Anmelden (Double-Opt-In)“. Ist der Empfänger noch in einem Verteiler enthalten, können Sie im Empfänger-Profil über „Aktion wählen“ → „Bounce Informationen zurücksetzen“ die Sperre aufheben.

Hat der Empfänger einen Eintrag in Ihrer Blacklist, löschen Sie diesen unter Verteiler → Blacklist.

Was ist eine Blacklist? Wie trage ich eine E-Mail dort ein?

In bestimmten Fällen ist es erforderlich E-Mail Adressen auf die Blacklist zu setzen. So können Sie zum Beispiel sicherstellen, dass Sie die E-Mail nicht unerwartet neu importieren und erneut anschreiben. Neben einzelnen E-Mail Adressen können Sie über Platzhalter (Wildcards) auch ganze Domains oder Muster sperren.

Unter Verteiler → Blacklist (öffnet in neuem Tab) tragen Sie im Bereich „Neuer Eintrag in die Blacklist“ im Feld „E-Mail Adresse oder Muster“ den gewünschten Eintrag ein. Das Zeichen * steht dabei für beliebige Zeichen.

Folgende Beispiele zeigen Ihnen, welche Eingabe zu welcher Sperre führt:

Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Ein Muster muss ein @ enthalten und neben *, @ und . mindestens zwei weitere Zeichen. Ältere Einträge für einen Benutzer (test@) oder eine Domain (@domain.de) wurden automatisch in die Muster test@* bzw. *@domain.de umgewandelt.

Der Blacklisteintrag gilt jeweils für alle Ihre Verteiler. Bereits vorhandene Empfänger, auf die der Eintrag zutrifft, werden beim Speichern automatisch aus allen Verteilern abgemeldet. Bei einem Muster zeigt Ihnen das System vor dem Speichern an, wie viele aktive Abonnements davon betroffen sind, und Sie bestätigen den Eintrag.

Import und Export

• Über Import laden Sie eine CSV- oder TXT-Datei mit einer E-Mail Adresse oder einem Muster pro Zeile hoch (erste Spalte, getrennt durch Semikolon, Komma oder Tabulator).
• Über Export erhalten Sie Ihre Blacklist als Datei per E-Mail. Diese Datei können Sie direkt wieder importieren.
• Mehrere Einträge entfernen Sie, indem Sie diese in der Tabelle markieren und auf Löschen klicken.

Welche Daten werden beim Löschen einer Kampagne aus dem System entfernt?

Bevor Sie eine Kampagne löschen, ist es wichtig zu wissen, welche Daten im Detail davon betroffen sind. Jeder Newsletter samt seiner Daten ist einer Kampagne zugeordnet. Daher werden alle Newsletter dieser Kampagne – versandte Newsletter ebenso wie Entwürfe – samt Statistiken mit gelöscht:

• alle Newsletter und Entwürfe (ggfls. mit Anhängen)
• Statistiken und Reports vom Versand
• Statistik der Abmeldungen
• Statistik der Link Tracker
• Statistik zur Öffnungsrate
• Follow-Ups und Autoresponder, die diese Newsletter verwenden

Welche Daten werden nicht gelöscht? Leserdaten (zum Beispiel E-Mail Adressen oder Personalisierungen) werden keinesfalls gelöscht.

Was ist ein Verteiler und wie lege ich diesen an?

Ein Verteiler wird genutzt, um die verschiedenen Interessengruppen für den Empfang von Newslettern zu unterscheiden. Dies können beispielhaft sein:

• Kundengruppen (Händler, Kunden, Mitarbeiter)
• Versandhäufigkeit der Newsletter (täglich, wöchentlich, monatlich)
• Interessensgebiet (Finanzen, Gesundheit, Sport)
• Kunden in verschiedenen Ländern / Sprachen
• interne Zwecke (Administratoren, Testverteiler)

Versendete Newsletter oder transaktionale E-Mail können an einen oder mehrere Verteiler versandt werden. Eine Mehrfachzustellung eines Newsletters wird im Falle eines gemeinsamen Versandauftrages ausgeschlossen. Das bedeutet, dass ein Leser in mehreren Verteilern enthalten sein kann sie aber trotzdem den Newsletter nur ein einziges mal erhält wenn beim Versandauftrag alle Verteiler ausgewählt wurden.

Nutzen Sie den automatisch angelegten internen Testverteiler und versenden Sie einen Newsletter vorab an diesen Verteiler. So können Sie prüfen, ob der endgültige Entwurf tatsächlich dem entspricht, was der Empfänger erhalten soll.

Wie lege ich einen Verteiler an?

Gehen Sie in Ihren persönlichen Verwaltungsbereich unter Verteiler → Verwaltung (öffnet in neuem Tab) und wählen Sie oben rechts Verteiler anlegen. Nun wählen Sie eine Bezeichnung für den Verteiler und setzen die gewünschten Optionen. Die Einstellungen eines bestehenden Verteilers erreichen Sie über das Menü ⋯ am Ende der Zeile → Einstellungen.

Wie kann ich meine Stammdaten und Rechnungsanschrift ändern?

Sie finden die Stammdaten im Verwaltungsbereich unter Systemdaten - Mein Konto (öffnet in neuem Tab). Die Stammdatenverwaltung ermöglicht Ihnen wichtige Kontaktdaten und Ihre Rechnungsanschrift an zentraler Stelle zu pflegen. Sie können dort im Bereich „Kontakt- und Vertragsdaten“ ebenso die Zahlungsweise ändern als auch die E-Mail Adresse für den Rechnungsempfang.

Warum muss ich eine administrative E-Mail Adresse angeben?

In der Systemverwaltung müssen verschiedene E-Mail Adressen angegeben werden. Nachfolgend finden Sie eine kurze Info, welche E-Mail Adresse für welche Fälle genutzt wird.

• E-Mail Adresse des Absenders

  Diese Adresse wird als Absender für Ihre transaktionalen E-Mails und Newsletter verwendet. Bitte beachten Sie, dass pro Kampagne auch abweichend hiervon eine andere E-Mail eingetragen werden kann. Die Domain darf sich dabei nicht von der Domain in den Stammdaten unterscheiden.

• E-Mail Adresse (Administrativer Kontakt)

  Diese E-Mail nutzen wir für systemseitige Informationen wie Benachrichtigungen, Reports oder System-Statusinformationen (z.B. Import-Report).

• E-Mail Adresse (Rechnungsempfänger)

  Empfänger für Rechnungen, Zahlungshinweise oder vertragliche Themen (AGB, Preise etc.).

• E-Mail Adresse (Benutzer-Login)

  Die E-Mail des registrierten Benutzers für den Loginprozess oder Passwort-Rücksetzung.

Wie kann ich meine E-Mail Adresse exportieren oder ein Backup vornehmen?

Wenn Sie ein Backup Ihrer gespeicherten E-Mail Adressen inklusive Personalisierungen vornehmen möchten, gehen Sie zu Verteiler → Verwaltung (öffnet in neuem Tab) und wählen im Menü ⋯ des gewünschten Verteilers das Export-Format.

Sie haben die Auswahl zwischen den folgenden Formaten:

• Export als CSV
• Export als Excel

Die Datei wird direkt in Ihrem Browser heruntergeladen. Der Export erfolgt jeweils pro Verteiler. Möchten Sie alle Verteiler sichern, nehmen Sie bitte einen Export pro Verteiler vor.

Wie ändere ich die Reihenfolge von Personalisierungen?

Die Reihenfolge der Personalisierungen (öffnet in neuem Tab) spiegelt sich u.a. in den folgenden Bereichen wieder:

• Detailanzeige beim Empfänger
• Backup beziehungsweise Export Ihrer Daten
• Import von Empfängern und Daten (Reihenfolge der Spalten beim Import)

Wenn Sie die Personalisierung bereits angelegt haben können Sie die Reihenfolge bequem über das linke Symbol (erste Spalte) ändern. Markieren Sie in der gewünschten Zeile das Icon und schieben Sie es an die neue Position.

Wie kann ich neue Anmeldungen vor der Aufnahme manuell freigeben?

Aktivieren Sie in den Einstellungen des Verteilers (Verteiler → Verwaltung (öffnet in neuem Tab), Menü ⋯ → Einstellungen) unter „erweiterte Optionen“ die Option Freigabe nach Anmeldung erforderlich. Bei jeder neuen Anmeldung erhalten Sie dann eine E-Mail, über die Sie das Abonnement freigeben oder ablehnen können. Bis dahin hat der Empfänger den Status „auf Freigabe wartend“ und erhält keine Newsletter.

Wartende Abonnements finden Sie in der Liste der Abonnenten über den Filter „auf Freigabe wartend“. Im Empfänger-Profil können Sie ein Abonnement ebenfalls freigeben. Über die Autoresponder „Abonnement wurde freigeschaltet“ bzw. „Abonnement wurde nicht freigeschaltet“ informieren Sie den Empfänger über Ihre Entscheidung.

Wie werde ich über neue An- oder Abmeldungen informiert?

In den Einstellungen des Verteilers legen Sie unter „E-Mail Benachrichtigung“ fest, wer bei An- und Abmeldungen informiert wird:

• Bestätigung nach erfolgreicher Anmeldung und Bestätigung der Abmeldung gehen an den Empfänger.
• Benachrichtigung bei Anmeldung und Benachrichtigung bei Abmeldung gehen an die administrative Kontaktperson aus Ihren Stammdaten.

Wie melde ich mehrere Empfänger gleichzeitig ab oder lösche sie?

Klicken Sie unter Verteiler → Verwaltung (öffnet in neuem Tab) auf den Namen des Verteilers. In der Liste der Abonnenten markieren Sie die gewünschten Empfänger (über „alle auswählen“ auch alle gefilterten Einträge) und klicken auf Abmelden oder Löschen. Über den Status-Filter zeigen Sie zum Beispiel nur unbestätigte, abgemeldete oder unzustellbare Empfänger an. Weitere Spalten wie Personalisierungen, Tags oder Bounce-Informationen können Sie in der Tabelle einblenden.

Für den ganzen Verteiler stehen im Menü ⋯ außerdem folgende Aktionen zur Verfügung:

• unbestätigte Abonnements löschen
• alle Bounces bereinigen
• alle Abonnements löschen

Welche Formate kann eine Personalisierung haben?

Unter Verteiler → Personalisierung (öffnet in neuem Tab) legen Sie mit Personalisierung anlegen neue Felder an. Das Label ist der Name des Platzhalters im Newsletter (z. B. <% $p.Vorname %>). Als Format stehen zur Verfügung:

• Text
• Zahl (z. B. für Vergleiche mit „größer als“ oder „kleiner als“ beim Versand)
• Datum im Format TT.MM.JJJJ (z. B. für eine Geburtstagsmail)

Mit der Option vorgegebener Wert? legen Sie eine Auswahlliste fest, zum Beispiel für die Anrede oder die Sprache. Eine Personalisierung, die in einem Follow-Up verwendet wird, kann nicht gelöscht werden.

Wie lade ich weitere Benutzer ein?

Unter Systemdaten → Benutzer (öffnet in neuem Tab) legen Sie mit Neuen Benutzer erstellen einen weiteren Zugang an. Geben Sie Vor- und Nachname, E-Mail und die Rolle an. Der neue Benutzer erhält eine Einladung per E-Mail und wird bis zur Bestätigung als „unbestätigt“ angezeigt.

Je nach Paket können Sie unterschiedlich viele Benutzer anlegen (Bronze: 1, Silber: 10, Gold und Platin: 25). Sie selbst, der erste Benutzer des Systems und der letzte Administrator können nicht gelöscht werden.

Wo sehe ich, wer welche Änderungen vorgenommen hat?

Unter Systemdaten → Protokoll (öffnet in neuem Tab) finden Sie alle Protokolleinträge mit Eintrag, Benutzer, Rolle sowie Datum und Uhrzeit. Protokolliert werden zum Beispiel das Anlegen und Löschen von Verteilern, Importe, Exporte, Versandaufträge und Änderungen an Benutzern.

Wo finde ich meine Rechnungen und die Kostenkontrolle?

Als Administrator finden Sie unter Systemdaten:

• Rechnungen (öffnet in neuem Tab): alle Rechnungen mit Status (offen, bezahlt oder storniert). Ein Klick auf die Rechnungsnummer öffnet die Rechnung als PDF.
• Kostenkontrolle (öffnet in neuem Tab): einen Monatsbericht mit allen versandten Newslettern und der Anzahl der versandten E-Mails.

Offene Rechnungen werden Ihnen zusätzlich in den Benachrichtigungen oben rechts angezeigt.

Kann ich mein Paket oder die Zahlungsweise wechseln?

Unter Systemdaten → Mein Konto (öffnet in neuem Tab) können Sie im Bereich „Kontakt- und Vertragsdaten“ die Zahlungsweise ändern und ein Upgrade auf ein höheres Paket vornehmen. Ein Wechsel in ein kleineres Paket ist dort nicht möglich. Wenden Sie sich dafür bitte an unseren Support.

Nach Abschluss der Registrierung werden einige Funktionen erst mit Eingang der ersten Zahlung freigeschaltet. Ein entsprechender Hinweis erscheint in den Benachrichtigungen oben rechts.